Teknik Presentasi VI

Teknik Presentasi VI

Media Public Relations (House Journal)

House Journal : Seperti Majalah bulanan (in house magazine), Profil Perusahaan (Company profile), Laporan tahunan Perusahaan (Annual report), Prospectus, Buletin, dan Tabloid.

House Journal, seperti yang dikemukakan Jefkins adalah salah satu bentuk Media Komunikasi Public Relations yang paling tua.

Dalam bukunya Essential of Public Relations, Frank Jefkins lebih jauh menyebutkan, bahwa House Journal memiliki berbagai nama lain, seperti House Organs (Penerbitan Internal), Employee newspaper (Surat Kabar Karyawan), dan Company newspaper (Surat Kabar Perusahaan). Selain yang disebut Jefkins, nama lainnya seperti Inhouse Magazine (Majalah Internal), dan di Indonesia disebut juga sebagai Majalah Intern (Majalah yang diterbitkan khusus untuk kalangan terbatas).

House Journal tergolong Private Publications (Penerbit untuk kalangan sendiri/tertentu) beda dengan Commercial press (Media massa yang dijual untuk umum)

House Journal dapat dibedakan dari sasaran Pembacanya yaitu bersifat Internal (Untuk staf dan karyawan) dan yang bersifat Eksternal (Untuk Publik diluar Perusahaan).

Perusahaan di Indonesia yang berupaya menerbikan House Journal adalah, Perusahaan swasta dalam bidang industri dan perdagangan, Pemerintah dan Organisasi massa (nonprofit) seperti organisasi Profesi, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), organisasi Pemuda dan organisasi Politik.

House journal juga dianggap sebagai Media alternatif dalam melakukan komunikasi dialogis antara Organisasi/Perusahaan dengan Publiknya. Contohnya Departemen Store seperti Matahari, Hero SuperMakat, Hypermart menerbitkan House Journal dalam bentuk Majalah, atau surat kabar tabloid. Dan juga Organisasi keagamaan, seperti Mesjid, Gereja. Bagi orang Islam misalnya, hampir setiap Shalat Jum’at tersedia Hous Journal dalam bentuk newsletter, yang berisikan Informasi penting tentang ajaran agama Islam dan perkembangannya.

Menurut Frank Jefkins, ada lima bentuk utama House Journal yaitu :

1.      The Sales bulletin : adalah Bulletin Media Komunikasi  reguler antara seorang Sales Manager dengan Salesman-nya dilapangan. Bulletin ini terbit secara mingguan.

2.      The Newsletter : Yaitu berisi pokok-pokok berita yang diperuntukan bagi pembaca yang sibuk

3.      The Magazine : Yaitu berisikan tulisan berbentuk Feature, artikel, gambar, dan foto. The Magazine diterbitkan setiap bulan atau triwulan

4.      The Tabloid newspaper : Yaitu mirip dengan surat kabar Populer (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Buletin ini diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.

5.      The wall newspaper : Yaitu bentuk media komunikasi staf/karyawan disatu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia, buletin ini dikenal juga sebagai surat kabar/majalah dinding.

Sekitar tahun 1980-an muncul tiga bentuk baru House Journal elektronik yaitu :

1.      Audio tapes : Berita-berita direkam pada tape kaset musik kecil dengan menggunakan kaset rekaman. Karyawan mendengarkan dikantor, dirumah, atau didalam mobil, ketika berangkat dan pulang kerja. Audio line juga digunakan, seperti di Supermaket atau Mall.

2.      Video Kaset : Perusahaan memiliki studio sendiri, yang dipancarkan melalui TV yang disebar ditempat-tempat strategis di dalam Perusahaan, atau semacam video line di Supermaket atau Supermall.

3.      Surat Kabar elektronik : Dimana para pembaca bisa melihat indeks dan halaman subjek yang diinginkan melalui komputer yang tersebar di lokasi-lokasi seperti stasiun kereta api, kantor pabrik di Supermaket, atau Mall. 

Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh Public Relations dalam pembuatan House Journal, yaitu :

1.      Readers (Pembaca)

Bahwa sponsor dan redaksi dari House journal harus secara pasti tahu siapa yang menjadi target/sasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif atau karyawan kebanyakan. Pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan.

2.      Quantity (Eksemplar, tiras/oplah)

Jumlah tiras dari House Journal yang diterbitkan tentunya harus disesuaikan dengan jumlah konsumen. Tiras akan mempengaruhi cara produksi, kualitas bahan, dan isi jurnal.

3.      Frequensy (Waktu terbit atau edisi)

Dari fasilitas dan biaya yang ada dapatlah diputuskan untuk menerbitkan sebuah House Journal dengan waktu edisi terbit, harian, mingguan, bulanan atau dengan waktu yang jarang, dwibulanan, triwulanan tertentu. Akan tetapi, tidak boleh ada celah yang terlalu besar, karena akan menghilangkan kontuinitas terbit dan mengurangi informasi kepada pembaca.

4.      Policy (Kebijakan redaksi)

Menetapkan tujuan penerbitan, House journal bisa dibuat sebagai penghargaan kepada para pendahulu (pionir perusahaan/organisasi), yang telah dianggap memiliki andil besar terhadap perkembangan perusahaan.

Hal terpenting adalah, bahwa House journal yang diterbitkan harus sejalan dengan program public relations secara menyeluruh, sehingga tercapai sasaran suatu Organisasi/perusahaan dalam memelihara dan mengingatkan citra positif.

5.      Title (Nama House Journal)

Nama dan Logo house journal sudah termasuk dalam rancangan/desain. Hal penting yang harus diperhatikan adalah, bahwa nama itu harus mencerminkan kekhasan atau memilki karakteristik tersendiri, mudah diingat, dan komunikatif.

6.      Proses Percetakan

Proses Percetakan bisa menggunakan letterpress, photogavure atau web offset. Proses pencetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor tertentu, seperti eksemplar/tiras, penggunaan warna (banyak warna, sebagian atau hitam putih), dan jumlah gambar atau foto.

7.      Style (format/gaya/bentuk)

Hal-hal yang mempengaruhi penampilan/gaya House Journal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature, dan artikel.

8.      Free issue or cover price

Ada dua pendapat mengenai hal ini. Pertama, House Journal itu tidak dihargakan/dijual. Sedangkan, yang lainnya berpendapat, apabila House Journal itu ingin dihargai atau dinilai lebih tinggi, dan tidak sekedar iseng belaka, House Journal itu harus dijual dengan harga tertentu. Ini tergantung sejauh mana House Journal tersebut mewakili kepentingan, baik top manajemen, karyawan, maupun pelanggan/pembeli.

9.      Advertisement (Iklan)

Seperti halnya media pers lainnya, House Journal mampu menyerap iklan. Hal ini bergantung kepada karakteristik pembaca, dan jumlah tiras yang dimilki House Journal, agar bisa menarik bagi pemasang iklan.

10.  Distribution (Sirkulasi)

Proses distribusi House Journal haruslah memperhitungkan aktualitas penerbit. Penyampaian House Journal bisa dikirim melalui kurir (ditangani sendiri), via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers komersial.