Teknik Presentasi V

Teknik Presentasi V

MEETING (RAPAT)

Mengapa Rapat diadakan : Yaitu Untuk membuat Keputusan secara bersama kepada orang lain untuk berbagi tanggung jawab, Memikul tanggung jawab bersama atas kesalahan-kesalahan terhadap keputusan yang telah dibuat bersama,  Memperoleh lebih banyak informasi yang diperlukan dengan cara menghubungkan satu Informasi dengan Informasi lainnya.

Terdapat hubungan langsung antara jumlah perencanaan yang bijaksana dan produktifitas, serta kepuasan yang muncul dari suatu rapat.

Melaksanakan rapat dimulai dari :

Menentukan tujuan :  Merencanakan suatu rapat yang efektif dimulai dengan menentukan tujuan rapat. Tujuan rapat tersebut seperti :

1.       Membuat Pelatihan atau pendidikan peserta

2.       Menyebarkan informasi

3.       Memperoleh Informasi

4.       Memecahkan masalah

5.       Membuat Keputusan

Dengan menentukan tujuan rapat, Anda dapat mengantisipasi hasil-hasil yang diinginkan dari rapat tersebut. Rapat yang diselenggarakan untuk tujuan yang berbeda akan memperoleh hasil yang berbeda pula.

Mengantisipasi hasil : Hasil-hasil dari rapat pendidikan dan pelatihan mungkin merupakan perilaku, keahlian, atau teknik-teknik baru. Misalkan Organisasi Mahasiswa mengadakan “ Event “ untuk mengumpulkan dana bagi suatu proyek. Pelatihan teknik Marketing merupakan hal penting untuk menunjang keberhasilan kegiatan tersebut. Rapat Anda juga mungkin memusatkan perhatian pada pengembangan Tim, penjelasan peran, pemberian umpan balik, dan dukungan bagi para peserta.

Setelah penentuan hasil-hasil yang diantisipasi, langkah berikutnya adalah pemilihan rencana untuk mencapai hasil-hasil tersebut.

PEMIMPIN RAPAT

Bagaimana memimpin Rapat yang baik ?

Rapat adalah bagian penting dalam proses kerja. Dari Rapatlah muncul Ide-ide, yang kemudian diwujudkan dalam langkah nyata. Ide Kreatif bisa lahir, bila suasana rapat mendukung.

Tugas Pemimpin Rapat adalah membuat suasana yang kondusif (membangun) bagi terciptanya ide-ide gemilang.

Ada beberapa hal yang layak diperhatikan untuk menjadi Pemimpin Rapat yang baik adalah :

1.       Jangan bersaing dengan anggota Rapat  dalam melontarkan Ide. Persilakan mereka mengajukan usul lebih dulu.

2.       Dengarkan dengan seksama semua pendapat. Koreksi atau luruskan pendapat yang menyimpang dengan cara yang halus. Jangan sekali-kali menghakimi. Asumsikan, bahwa setiap usul memiliki nilai.

3.       Jangan biarkan satu pihak dalam posisi terdesak. Segera lakukan tindakan  “ Penyelamatan “

4.       Kontrol peserta Rapat yang dominan tanpa terkesan mengasingkannya

5.       Sadarilah, bahwa minat dan subjektivitas anda bisa mempengaruhi yang lain

6.       Pastikan semua peserta Rapat paham apa yang tengah dibahas, dan apa yang diharapkan  dari mereka. Jika perlu digunakan alat bantu, seperti Overhead projector, papan tulis.

7.       Tanyakan anggota Rapat  yang memiliki masalah dengan tugasnya untuk memastikan, apakah  masalah itu pantas dibahas, atau apakah solusi yang ditawarkan memuaskan

8.       Berikan giliran memimpin Rapat pada yang lain. Orang yang diberi kesempatan memimpin akan belajar bagaimana berpartisipasi aktif dalam Rapat.

Contoh Penyampaian Presentasi.

Kampanye/Presentasi Humas Untuk Perilaku Berobat.

Situasi : Banyak anggota masyarakat yang berusaha mengobati penyakitnya sendiri dengan membeli obat-obat yang tidak jelas kualitasnya dari pedagang obat  jalanan. Ketidaktahuan masyarakat dibidang kesehatan acapkali dimanipulasi secara sengaja oleh Perusahaan-perusahaan Farmasi. Angka kasus over dosis, kesalahan diagnosis, serta penggunaan obat-obatan yang kadaluarsa, karena terlalu lama disimpan di rumah, masih relatif tinggi.

Tujuan : Dep. Kesehatan bermaksud mengimbau masyarakat, agar berhati-hati dalam memakai obat. Untuk penyakit-penyakit tertentu, masyarakat hendak diimbau agar langsung ke Dokter. Jangan sampai, mereka mengobati sendiri secara sembarangan, karena resikonya sangat tinggi.

Khalayak : Para Pemerintah, guru, dokter, perawat, pemimpin atau tokoh masyarakat, serta masyarakat secara keseluruhan.

Media : Buku-buku, petunjuk yang diterbitkan dan didistribusikan secara massal, baik dalam bahasa Inggris dan bahasa-bahasa daerah, siaran berita keberbagai surat kabar, radio dan televisi, penyuluhan kesehatan, penyebaran iklan-iklan layanan kesehatan masyarakat diberbagai media cetak maupun elektronik.

Anggaran : Pos pengeluaran terbesar akan tertuju pada biaya produksi terbitnya buletin informasi. Sedangkan, biaya pemasangan ikalan layanan masyarakat tidak akan terlalu besar, karena disubsidi oleh pihak media Pers.

Hasil : Ada dua cara untuk mengukur hasil dari program humas ini. Yang pertama adalah menganalisis tingkat penerimaan masyarakat atas berbagai macam terbitan informasi dibidang kesehatan, serta mengadakan survey langsung keberbagai rumah sakit dan praktek dokter mengenai jumlah penderita akibat Pengobatan secara serampangan sebelum, selama, dan sesudah Kampanye Humas tersebut.

BAURAN PUBLIC RELATIONS (PR Mix)

Philip Kotler dalam Marketing Mix (Bauran Marketing) konvensional yaitu 4 Ps :

1.       Product

2.       Price

3.       Promotions

4.       Placement

Namun dengan perkembangan sistem pemasaran dengan menampilkan gagasan memarketing menjadi 6 Ps, yakni dengan menambah 2 Ps Yaitu :

1.       Power (Yang menyandang potensi mendorong (Push strategy)

2.       Publik Relations (Yang berpotensi menarik (Pull strategy)

Perbedaan  antara Pola 4 Ps yang Konvensiona dengan Bauran Memarketing adalah :

 Pola 4 Ps yang konvensioanal lebih mudah dikontrol (Controlled), karena korelasi komponen dalam marketing mix tersebut berwujud dan terukur (tangible).

Sedangkan dalam bauran memarketing, karena memasuki kekuatan opini (Power), persepsi, tanggapan, dan tujuan yang hendak dicapai Publik Relations, maka hasil dan prosesnya lebih sulit diukur (Intangible). Masalah citra atau kepercayaan itu hasilnya sulit untuk diketahui tolok ukurnya dan sulit dikontrol (Uncontrolled), karena variabelnya bersifat kualitatif. Sedangkan, bauran pemasaran konvensional lebih bersifat kuantitatif.

Memarketing tersebut  kemudian  dikembangkan oleh Thomas L. Harris dalam buku Marketer’s Guide to Publik Relations, yang melahirkan Marketing Publik Relations (MPR).

Dari pendapat kedua pakar Pemasaran tersebut dikembangkan lagi secara rinci peranan Bauran PR (Publik Relations Mix) menjadi Pencils yang hampir mirip dengan Promotion mix, yaitu formula PASP (Publications, Advertising, Sales Promotions, and Personal Selling)

Bauran  Publik Relations (PR Mix), jika dijabarkan secara rinci dalam korelasi komponen utama peranan Publik Relations adalah sebagai berikut :

a.       Publications (Publikasi dan Publisitas

Fungsi dan tugas Public Relations adalah : Menyelenggarakan Publikasi atau menyebarluaskan Informasi melalui berbagai media tentang kegiatan Perusahaan/Organisasi, yang pantas untuk diketahui Publik. Setelah itu, PR juga menghasilkan Publisitas untuk memperoleh tanggapan positif secara lebih luas dari masyarakat.

Dalam hal ini, tugas Publik Relations Officers (PRO) adalah : Menciptakan berita untuk mencari Publisitas melalui kerjasama dengan Pihak Pers/Wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakili.

b.      Events (Penyusunan Program acara)

PR  juga merancang acara tertentu yang dipilih dalam jangka waktu, tempat dan obyek tertentu yang secara khusus untuk mempengaruhi opini publik, Seperti Event menyambut Perayaan Pesta Emas HUT RI ke 50.

Ada beberapa jenis Event diantaranya adalah :

1.       Calender Event yang rutin (reguler event) dilaksanakan pada bulan tertentu sepanjang tahun, seperti menyambut hari Raya Idul Fitri, Natal dan Tahun Baru, hari Ulang Tahun dan sebagainya

2.       Special Event, yaitu Event yang sifatnya khusus, dan dilaksanakan pada momen tertentu diluar acara rutin dari program kerja PR, seperti Peluncuran produk baru (Product launching), Pembangunan kantor atau pabrik baru, gudang baru, dan sebagainya.

3.       Moment Event, yaitu Event atau acara yang bersifat momental, atau lebih khusus lagi, misalnya seperti menyambut Pesta Perak, Pesta Emas, Pesta berlian, dan hingga menhadapi millennium.

c.       News (menciptakan berita)

Yakni upaya untuk menciptakan berita melalui press release, news letter, bulletin, dan lain-lain yang biasa mengacu teknis penulisan 5W + 1H (Who, What, Where, Why, dan How) Sistematika Penulisannya adalah “ Piramida terbalik “ Yang paling penting diletakkan ditengah batang berita.

Untuk itulah seorang PR harus mempunyai kemampuan untuk menulis, karena sebagian besar tugasnya untuk tulis menulis (PR Writing), khususnya dalam menciptakan piblisitas.

                                                                                                            

d.      Community Involvement (Kepedulian pada komunitas)

Tugas sehari-hari seorang Public Relations Officer (PRO) adalah : mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu, serta menjaga hubungan baik (Community relations and humanty relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakili.

e.      Inform or Image (Memberitahukan atau meraih citra)

Ada 2 fungsi utama dari Public Relations, yaitu memberitahukan sesuatu kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan akan memperoleh tanggapan berupa citra positif. Proses dari “ Nothing “ menjadi “ Something : dari tidak tahu menjadi tahu, setelah tahu menjadi suka, kemudian diharapkan timbul sesuatu (Something), yaitu berupa Citra.

f.        Lobbying and Negotiation (Pendekatan dan bernegosiasi)

Fungsi Public Relations Officer (PRO) juga harus mempunyai keterampilan untuk melobi secara personal, dan kemampuan bernegosiasi, agar semua rencana, ide, atau gagasan kegiatan suatu lembaga memperoleh dukungan dari Individu dan Lembaga yang berpengaruh, sehingga timbul situasi saling menguntungkan (Win-win Solution)

g.       Social Responsibility (Tanggung jawab Sosial)

Aspek tanggung jawab dalam dunia Public Relations sangat penting, PR tidak hanya memikirkan keuntungan materi bagi lembaga atau organisasi serta tokoh yang diwakilinya, tetapi juga kepedulian kepada masyarakat. Hal ini penting, supaya ia memperoleh simpati atau empati dari khalayaknya. Inilah yang didalam teori  Public Relations disebut sebagai Social marketing.

BAURAN KOMUNIKASI (Communication Mix)

Unsur pokok dari bauran komunikasi berpijak pada “ Pragmatik Komunikasi “, dan ditampilkan oleh Harold D. Lasswell. Bunyinya adalah “ Who says what in which channel to whom with what effect “

Komponen-komponen komunikasi di atas berkorelasi secara fungsional. Kalau dijabarkan, unsur-unsur utamanya adalah :

Who says                                             (Siapa mengatakan)                        : Komunikator

Says what                                            (mengatakan apa)                           : pesan (message)

In which channel                              (melalui saluran apa)                      : media

To Whom                                            (kepada siapa)                                  : komunikan

With what effect                              (dengan efek apa)                           : efek dan dampak

Peranan Kampanye Public Relations (PR campaign) adalah sebagai berikut :

a.       Sebagai Komunikator, PR harus mampu menjelaskan kegiatan dan program kerja kepada publiknya. Ia juga bertindak sebagai mediator untuk mewakili lembaga terhadap Publik, dan sebaliknya. Sebagai seorang profesional, public Relations harus memiliki kemampuan bertindak sebagai berikut :

1.       Creator, yaitu orang yang memiliki kreatifitas dan pencipta ide atau gagasan cemerlang dalam berkomunikasi.

2.       Conseptor, yaitu orang yang memiliki kemampuan penyusunan program kerja public relations, khususnya dalam berkampanye

3.       Problem solver, yaitu orang yang mampu mengatasi permasalahan yang dihadapinya, dinamis, solutif, dan proaktif dalam menjalankan peranan public relations, khususnya dalam mengantisipasi gangguan.

b.      Pesan merupakan sesuatu yang perlu disampaikan kepada penerima melalui teknik kampanye atau propaganda tertentu berupa ide, gagasan, informasi, aktivitas, atau kegiatan tertentu, yang dipublikasikan untuk diketahui, dipahami, dimengerti, dan diterima oleh pibliknya.

c.       Media merupakan sarana untuk menyampaikan pesan antara komunikator dengan komunikannya. Cukup banyak alat untuk keperluan kampanye atau berkomunikasi.  Media atau alat kampanye Public Relations  digolongkan sebagai berikut :

1.       Media Umum, media umum seperti surat menyurat, telepon, facsimile, dan telegraf

2.       Media Massa, seperti media cetak, surat kabar, majalah, tabloid, buletin dan media elektronic (TV, Radio, Film). Sifat media massa ini mempunyai efek serempak  dan cepat (simultaneity effect), serta mampu mencapai pembaca dalam jumlah  besar dan tersebar luas di berbagai tempat secara bersamaan.

3.       Media Khusus, Seperti Iklan (Advertising), logo nama perusahaan, atau produk yang merupakan sarana atau media untuk tujuan promosi dan komersial yang efektif. “ The Power of Corporate identity “  atau identitas korporate berupa logo dan nama merupakan sumber daya yang paling canggih . “ Perusahaan modern harus mampu mengkomunikasikan identitas koporat : Nama/huruf Perusahaan (Logo, brand’s name, colour, Uniform, type face dan office lobby, kepada setiap orang. Hal ini penting, terutama dalam iklim kompetitif seperti sekarang. Mengapa Logo merupakan  perangkat penting bagi perusahaan modern.??

a.       Segi Pemasaran (Marketing tool), seperti logo dan identitas perusahaan, selalu muncul pada setiap iklan (Advertising) dan “ Kemasan Produk “

b.      Merupakan Identitas perusahaan yang tampil 24 jam, dan segi grafisnya bisa dicetak  diberbagai material, tempat, layar (screen), dan layar monitor komputer.

c.       Dapat mempengaruhi dan memberikan suatu citra tertentu bagi publik atau konsumennya, “ love at firs sight “  symbol of prestige and social status. “

d.      Memberikan makna tertentu dibalik logo, “ What we have done and refresenting people behind the company.

4.       Media Internal, media Internal adalah media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan nonkomersial, serta lazim digunakan dalam aktivitas public relations. Media ini ada beberapa Jenis  yaitu :

a.       House journal, seperti majalah bulanan (in house magazine), Profil Perusahaan (Company Profile), laporan tahunan perusahaan (annual report), prospectus, buletin, dan tabloid.

b.      Printed materials, seperti barang cetakan untuk publikasi dan promosi, Biasanya berupa booklets. Pamphlet, leaf lets, cop surat, kartu nama, memo, dan kalender.

c.       Spoken and visual word, seperti audio visual, vidio record, tape record, slide film, broad casting media, perlengkapan radio, dan televisi.

d.      Media Pertemuan, seperti seminar, rapat, presentasi, diskusi, pameran, acara khusus (Special events), sponsorship, dan gathering meet.

Komunikan,  yakni publik yang menjadi sasaran dalam berkomunikasi, baik secara langsung atau tidak .

Komunikasi secara langsung atau tatap muka dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1.       Komunikasi antarpersonal (Interpersonal communications) adalah komunikasi antara komunikator dengan seorang komunikan yang dialogis, mudah, dan efektif untuk mempengaruhi dan mengubah sikap seseorang.

2.       Komunikasi Kelompok (Group Communications), yaitu mirip dengan komunikasi antar personal, tetapi dalam keterlibatan komunikan yang lebih besar. Dasar pengklasifikasiannya bukan data dalam jumlah besar secara matematis, tetapi sejauh mana tanggapan atau opini yang diberikan oleh komunikan tersebut.

3.       Komunikasi Media massa (mass media communications), yaitu komunikasi yang menggunakan media massa sebagai mediatornya

4.       Siapa dan bagaimana publik yang menjadi sasaran (target audience), khalayak sasaran terkait (stake holder), khalayak ramai (mass audience), dan umum (public).

Untuk mendapatkan sasaran (target audience) dalam kampanye PR, maka ditentukan sebagai berikut

a.       Pendekatan kependudukan (demographics approach), dilihat dari tingkat sosial dan ekonomi, usia rata-rata, dan tingkat pendidikan.

b.      Pendekatan psikologis (psychological approach), yakni sasaran dari kelompok yang sama, preferensi, keinginan, cita rasa, gaya hidup, sistem nilai atau pola yang dianut, hingga masalah-masalah yang sifatnya pribadi.