Teknik Presentasi II

Materi Kuliah Teknik Presentasi II

Public Relations (PR) pada Perusahaan

Tugas utama PR adalah memperlancar proses komunikasi dan pemahaman, yang mencakup riset dan analisis, penyusunan kebijakan, pemograman, komunikasi, dan umpan balik dari masyarakat yang terkena dampaknya.

Praktisi PR bekerja pada dua tingkat yang berbeda, yakni : Sebagai penasehat bagi klien atau manajemen suatu perusahaan, dan sebagai teknisi yang menampilkan kejamakan fungsi.

Ada 10 bidang utama pekerjaan Public Relations (PR) yaitu :

1.      Reputasi-Proteksi dan Peningkatan

Hal ini menyangkut usaha mempertahankan dan membina tanggapan, baik bagi sebuah perusahaan dengan memperlihatkan kepada Public bahwa mereka adalah produsen yang efisien dengan produk-produk bermutu tinggi dan sebagai penjual barang dan jasa yang terbuka.

Aspek fungsi tersebut adalah :

a.      Melindungi perusahaan terhadap serangan

b.      Menjelaskan ketika timbul kontroversi

c.       Memprakarsai program untuk menjelaskan tujuan dan kebijakan perusahaan

d.      Menunjukkan kepedulian terhadap masadalah-masalah lingkungan

e.      Melindungi dan mempromosikan logo dan merk dagang perusahaan

f.        Memperlihatkan bahwa perusahaan memperhatikan kesejahteraan karyawan dan masyarakat lingkungan tempat fasilitas mereka berada.

Peran ini dilakukan dengan menggunakan variasi komunikasi untuk membangun citra positif perusahaan.

Citra adalah : Kepribadian atau karakter perusahaan yang diproyeksikan pada Public, yang mencerminkan kebijakan dan tindakan perusahaan dan juga sebagai proses untuk membangun identitas perusahaan.

2.      Layanan Informasi

Sebagai bagian dari usaha membangun reputasi Perusahaan dengan memberikan Informasi kepada masyarakat. Salah satu bidang pentingnya adalah hubungan dengan media. Perusahaan biasanya mengirimkan pernyataan pers ke Media massa dengan maksud menginformasikan kepada masyarakat mengenai penghasilan, akusisi, produk baru dan sejenisnya. Mengadakan konfrensi pers, Seorang PR juga kadang mengatur wawancara dengan eksekutif perusahaan.

3.      Publisitas produk

Pengenalan produk baru dan kampanye untuk penjualan produk yang sudah mapan merupakan fungsi PR yang biasa disebut sebagai Komunikasi Pemasaran.

Philip Kotler, Professor Pemasaran dari Universitas Northwestern, berkata bahwa Public Relations adalah “ P “ kelima dari Strategi Pemasaran setelah : Product, Price, Place dan Promotion.

4.      Hubungan Investor.

Pekerjaan ini disebut juga sebagai komunikasi pemegang saham. Artinya, PR memberikan informasi kepada masing-masing pemilik saham, atau mereka yang mempunyai minat khusus terhadap perusahaan.

Dengan mengirimkan laporan tahunan dan laporan caturwulan secara lengkap bersamaan dengan cek deviden kepada Pemegang saham secara berkala. Pemegang saham juga dapat mengajukan pertanyaan mengenai manajemen atau menyuarakan keluhan.

5.      Hubungan Keuangan.

Fungsi PR lainnya adalah memberikan informasi yang luas kepada komunitas keuangan dan menganalisa surat berharga di bursa-bursa saham, Bank-bank besar dan lembaga serupa untuk mendapatkan informasi dan kemudian membuat penilaian terhadap prospek keuangan sebuah perusahaan. Atas dasar rekomendasi PR, perusahaan pialang dan investor membeli atau menjual saham.

6.      Hubungan komunitas (Communicaty Relations)

Perusahaan adalah bagian dari lingkungan setempat. Oleh karena itu Perusahaan harus memiliki kewajiban seperti :

a.      Mengambil peran aktif dalam mendukung organisasi masyarakat

b.      Mendorong karyawan untuk pekerjaan sukarela

c.       Memberikan sumbangan bagi konser musik lokal

d.      Meminjamkan tenaga kerja untuk menunjang program pemerintah

e.      Membina hubungan baik dengan masyarakat dengan mengikuit peraturan lingkungan dan bekerjasama dengan kelompok warga lain untuk meningkatkan kualitas hidup bersama.

7.      Hubungan Karyawan.

Informasi yang terbuka dari manajemen kepada karyawan dan dari karyawan kepada manajemen. Dengan fungsinya antara lain sebagai :

a.      Penerbitan majalah karyawan, surat kabar atau majalah berita melalui pita video

b.      Penulisan brosur untuk karyawan yang menjelaskan tentang kebijakan perusahaan dan tunjangan karyawan

c.       Persiapan materi audio-visual untuk kepentingan pelatihan dan penyampaian kebijakan

d.      Penjadwalan pertemuan staf dan seminar

e.      Pelatihan bagi manajer dan penyedia untuk menjadi pembicara yang bertugas sebagai komunikator bagi karyawan

f.        Mengkoordinasikan kampanye penghematan energi atau produktifitas karyawan. Seperti merencanakan kampanye karyawan untuk menumbuhkan kesadaran terhadap kode etik perusahaan.

8.      Penyelenggaraan acara istimewah.

Mensponsori beberapa kegiatan Perusahaan-perusahaan seperti : Konser Musik, Peringatan Ulang tahun Perusahaan, Lomba-lomba atau festival-festival kesenian lainnya yang berpeluang untuk Publisitas.

9.      Urusan pemerintahan

Tindakan pemerintah pada tingkat lokal, daerah dan nasional membawa dampak besar bagi perusahaan. Fungsi PR berusaha mempengaruhi pihak legislatif melalui kontak dengan legislator dan instansi pemerintah dan mengatur semua urusan yang terkait dengan pemerintah.

10.  Manajemen Isu.

Peran ini berfungsi untuk menentukan, bagaimana berbagai isu publik akan mempengaruhi perusahaan. R. Howard  Chase seorang konsultan Manajemen Isu, mengatakan ada 5 langkah dalam proses manajemen isu, yakni :

a.      Mengidentifikasi Isu

b.      Menganalisis isu

c.       Memastikan pilihan terbuka bagi perusahaan

d.      Memulai rencana tindakan

e.      Mengevaluasi hasil

Public Relations dalam mengemas pesan Komunikasi

Ada lima Kualifikasi atau persyaratan dalam menekuni Public Relations yakni :

a.      Kemampuan berkomunikasi, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan

b.      Kemampuan mengorganisasikan

c.       Kemampuan membina relasi

d.      Memiliki Kepribadian jujur

e.      Memiliki Imajinasi kuat

Didalam PR, komunikasi merupakan suatu proses yang mencakup pertukaran fakta, pandangan, dan gagasan di antara suatu bisnis atau organisasi tanpa laba dengan public-publiknya untuk mencapai saling pengertian. Ada tiga butir penting yang perlu dipertimbangkan yaitu :

a.      Komunikasi harus melibatkan dua orang atau lebih

b.      Komunikasi merupakan pertukaran informasi yang bersifat dua arah

c.       Mengandung Pemahaman.

Sebuah pengumuman yang dipasang di papan pengumuman bukanlah merupakan komunikasi. Akan tetapi, jika pengumuman tadi telah dibaca, dimengerti dan ditanggapi, maka pengumuman itu bias disebut komunikasi.

Komunikasi dikatakan efektif, jika suatu gagasan dapat berpindah dari benak seseorang ke benak Publik Speaking orang lainnya.

Public Speaking, Langkah awal menjadi Presenter

Public Speaking secara harfiah artinya berbicara di depan umum seperti :

a.      Berceramah

b.      Pidato

c.       Pemandu Acara (MC)

d.      Moderator Seminar

Publik Speaking bukan hanya milik para pembicara public, seperti Master ceremony (MC), Presenter atau moderator seminar. Publik Speaking milik kita, dan kita perlu mengetahui dan menguasai.

Dengan kata lain Public Speaking yaitu semua aktifitas berbicara (Komunikasi lisan) didepan orang banyak. Termasuk dalam rapat, diskusi atau mengajar di kelas, presenter TV dan Penyiar radio termasuk juga melakukan Public Speaking meskipun tidak face to face.

Public Speaking merupakan asset dan investasi yang sangat berharga dan menguntungkan. Publik speaking saat ini memberikan begitu banyak kesempatan bagi kita semua untuk meningkatkan karier, talenta kepemimpinan, kemampuan percaya diri, bahkan sebagai sebuah sarana untuk memperbanyak jumlah teman, sahabat, kolega, kenalan dan lain-lain.

Untuk menjadi Great Public Speaker dapat dilakukan dengan 2 cara :

1.      Practice : Latihan pidato didepan kawan-kawan, keluarga atau siapa saja yang bisa mendengarkan ; didepan cermin ; menggunakan recorder

2.      Building skill : Membangun keterampilan Public speaking (PS) dengan memahami teknik PS, meliputi persiapan dan penyampaian.

Ada 3 hal yang sangat penting dimiliki oleh seorang Pembicara Publik modern saat ini adalah :

1.      Tindakan nyata (Konkret) : Bisa dilakukan dengan cara meraih setiap kesempatan untuk berbicara di depan orang banyak.

2.      Latihan : Berlatih bicara, melafalkan kata-kata sulit, melihat ekspresi di cermin.

3.      Terjun langsung kelapangan : Mulai mencari kesempatan untuk berbicara di depan umum secara professional.

Salah satu Elemen penting dari Public Speaking (PS) yaitu teknik vocal yang meliputi :

a.      Intonasi (intonation) : Nada suara, irama bicara, atau alunan nada dalam menghafalkan kata-kata.

b.      Aksentuasi (accentuation) : Logat atau dialek

c.       Kecepatan (speed) : Jangan bicara terlalu cepat

d.      Artikulasi (articulation) : Kejelasan pengucapan kata-kata ; pelafalan kata (pronunciation)

e.      Infleksi ; Lagu kalimat, perubahan nada suara

Resep sukses Public Speaking.

Ada 3 Resep sukses yang perlu dipraktikkan dalam penampilan kita di depan umum yaitu :

1.      Riset yang kuat (Research)

2.      Latihan Penampilan (Rehearnse)

3.      Tidak tegang (Relax)

Perhatikan alat bantu seperti mikrofon, tata cahaya, perlengkapan audio visual dan segala peralatan lainnya yang akan digunakan pada saat tampil. Agar presentasi anda dapat lebih professional.

Berikan sekilas humor atau parody, atau seindiran halus untuk menyenangkan orang banyak. Pilih anekdot singkat, tidak lebih dari tiga kalimat pembuka, masalah, dan kemudian gong-nya(Punch line)-nya, pilih sesuai dengan tema pembicaraan. Tidak perlu tergesa-gesa menampilkan humor, biarkan mengalir secara spontan.

Ada lima karakter yang umumnya dimiliki seorang Publik speaking :

1.      Hasrat (Passion)

2.      Energi

3.      Percaya diri

4.      Kemampuan untuk merasakan kenikmatan saat tampil

5.      Kemampuan untuk berbagi antusiasme bersama audiens.

Public Speaking Tips.

1.      Public Speaking bukan hanya milik selebriti, Public Speaking adalah milik semua orang.

2.      Modal dasar public speaking bukan hanya masalah bisa bicara, tapi mau melakukan tindakan nyata, mau melakukan latihan, mau terjun langsung kelapangan

3.      Modal dasar lainnya adalah keberanian

4.      Teori public Speaking tapi tanpa dipraktikkan hanya menjadi sia-sia

5.      Public speaking tidak bisa diwakilkan kepada orang lain, harus Anda alami langsung pengalamannya

6.      Kenali diri sendiri sebagai modal utama dalam berbicara

7.      Kesuksesan bisa direncanakan, begitu juga dengan kesuksesan berbicara didepan public

8.      Evaluasi diri sendiri atau tanyakan pada orang terdekat Anda, apa yang menjadi kelemahan dan kelebihan Anda saat berbicara.

Dalam merencanakan suatu presentasi pertama kita harus memilih Format pidato yang diperlukan, format tersebut maliputi :

a.      Membaca naskah yang dipersiapkan (manuskrip)

b.      Menyampaikan Pidato yang dihafal terlebih dahulu (memoriter)

c.       Menyampaikan Pidato mendadak/spontan (impromtu)

d.      Membuat Pidato yang disampaikan tanpa teks/membuat out line/garis besar saja (ekstempore)

Mengendalikan Ketakutan dalam berpidato

Kehilangan konsentrasi, kehilanga arah dan tubuh berkeringat, mulut bergumam, jantung semakin berdebar kencang. Begitulah pengalaman yang sering dialami oleh para Public Speaking pada saat diatas Panggung. Perasaan takut, terlalu banyak bergumam, demam panggung, kepanikan yang berlabihan, pikiran tiba-tiba kosong yang kerap disebut sebagai “ Black out “adalah hal-hal yang lumrah.

Ketakutan adalah reaksi spontan dari tekanan luar dan dalam diri yang dialami seseorang untuk menghasilkan kemampuan yang lebih maksimal dari talenta seseorang yang cenderung terpendam.

Teknik Menundukkan rasa takut.

1.      Tetapkan tujuan yang realistis

Yaitu dengan menentukan tujuan yang tidak terlalu banyak, dua atau tiga tujuan pokok, sama halnya menyediakan pedoman kepada otak kita untuk bekerja mencari kata dan menyusun kalimat yang relevan dengan tujuan kita tersebut.

2.      Kemampuan memvisualisasikan masa depan.

Imajinasi sangat ampuh membunuh rasa takut, cobalah berimajinasi seolah-olah Anda sudah mnejadi pembicara professional.

3.      Menghilangkan pikiran negatif

Apakah Anda memiliki pikiran negative ?, kalau ya, sebutkan pikiran negative itu satu per satu, lalu menjabarkannya secara singkat adalah salah satu cara untuk mengatasi pikiran negative, setelah itu tuliskan gagasan Anda untuk menhilangkan perasaan negatif itu, seperti berikut ini :

            Pikiran Negatif : Saya takut lupa pesan saya

Tindak lanjut : Tuliskan poin-poin utama dalam secarik kertas yang bisa Anda baca pada saat Anda blank.

Pikiran Negatif : Saya tidak siap, tidak dalam keadaan yang mendukung

Tindak lanjut : Lakukan penelitian, riset kecil-kecilan, sampai Anda merasa puas, jangan lupa untuk tenang

Pikiran Negatif : Apakah saya mampu mengangkat suasana  ?

Tindak lanjut : Harus melakukan riset dan terjun langsung ke audiens. Ketahui apa yang mereka butuhkan saat itu.

Pikiran Negatif : Apakah materi yang akan saya bawakan cocok dengan tema pidato saya

Tindak lanjut : Kuncinya adalah pengetahuan Anda tentang audiens. Kalau Anda tahu kondisi dan kebutuhan audiens, tema pidato Anda dapat tepat sasaran

4.      Berpikir Positif

Simpul pikiran positif akan menggerakkan zat adrenalin dalam tubuh dan mengubahnya menjadi rasa percaya diri yang akan mempengaruhi proses ataupun pola pikir yang kemudian akan mewujud dalam kata-kata yang Anda pilih dalam setiap percakapan.

Pikiran Negatif : Saya akan gagal

Tindak lanjut : Saya akan berhasil

Pikiran Negatif : Saya akan lupa sesuatu

Tindak lanjut : Saya menguasai topik yang saya bawakan. Saya mampu mengingat topik umum pembicaraan saya

Pikiran Negatif : Audiensi akan membenci saya

Tindak lanjut : Audiensi menginginkan saya berhasi. Audiensi menantikan kejutan dari saya. Audiensi mendukung saya

Pikiran Negatif : Saya benar-benar gugup

Tindak lanjut : Akan saya gunakan adrenalin yang mengalir dalam tubuh untuk memompa semangat

Pikiran Negatif : Audiensi tidak akan menikmati presentasi saya

Tindak lanjut : Para Audiensi saya akan menyamankan posisi duduknya untuk menantikan kata-kata saya.

5.      Latihan Konstan dua menit

Latihan dua menit ini adalah sebagai pemanasan sebelum naik kepanggung.

6.      Berbicara dengan catatan kecil

Teman setia yang sangat membantu saat mengalami rasa takut yg berlebihan adalah catatan diatas lembar kecil berisi poin-poin penting presentasi Anda. Atau bisa juga catatan tersebut disimpan di Hand phone atau notebook.

7.      Segmentasi latihan

Membagi Segmen waktu untuk menyampaikan materi presentasi, agar Anda dapat menggunkan waktu untuk presentasi semaksimal mungkin

8.      Tidak perlu menceritakan semua pikiran kita

Terkadang kita ingin mengutarakan semua isi otak (pikiran) kita kepada audiens sedang kita punya waktu yang relatif terbatas. Simpan saja pikiran itu, pikiran akan spontan atau keluar dengan sendirinya dalam bentuk improfisasi.

9.      Datang lebih awal

Datang lebih awal belum tentu presentasi kita akan berhasil, apalagi kalau kita terlambat datang.

10.  Bersosialisasi

Bahasa yang lebih keren untuk sosialisasi sekarang ini adalah mingle atau bergaul. Tujuannya adalah agar kita lebih dekat dengan Audiensi dan memberikan suasana relaks.

11.  Memvisualisasikan kesuksesan

Memvisualisasikan seandainya Anda sukses, akan seperti apa penampilan berbicara Anda, seberapa ramainya tepuk tangan audiensi yang ditujukan kepada Anda. Waktu kecil saya pernah membayangkan suatu saat saya akan tampil di TV seperti Tantowi Yahya, Kalau bisa saya ingin sukses pula seperti Mas Tanto

12.  Kendalikan Nafas

Mereka yang secara teratur berolah raga akan sangat beruntung karena telah terbiasa mengendalikan nafas. Bicara dengan nafas tersengal-sengal bukan hanya membuat audiens kesal, melainkan juga memboroskan energi Anda.

13.  Pemanasan dengan berjalan

Ada penelitian yang menunjukkan bahwa jika kita tekun melakukan latihan fisik, sistem saraf kita akan menjadi relaks. Pemanasan dengan berjalan cepat beberapa langkah lalu diam. Cara ini cocok untuk pidato atau presentasi yang ditujukan untuk mengobarkan semangat atau membakar motivasi audiens.

14.  Jadi diri sendiri, Kreatif

Tidak usah repot-repot meniru karakter orang lain untuk membentuk style Anda sendiri. Biarkan kemampuan pribadi Anda  keluar secara alami dengan sendirinya. Kalau ada tokoh dan figur baru yang populer di publik dengan gayanya yang khas, tidak usah menirunya karena jika kita menirunya, Audiens akan menilai kita tidak kreatif.

15.  Jaga Makan dan Minum

Usahakan Anda telah makan dan minum 45 menit sebelum naik ke atas panggung. Untuk mendapatkan nafas dan kualitas suara yang baik seringlah konsumsi air putih hangat dua gelas ukuran normal sebelum naik panggung atau melakukan presentasi, dan bisa juga ditambah dengan makan buah-buahan.

16.  Cintai Ketakutan itu

Cintai rasa takut karena rasa takutlah yang akan memberikan inspirasi kepada kita untuk menjadi kreatif dan melakukan hal-hal baru. “ Inspiring yourself by loving the fear “

17.  Fokus Kepada pesan dan Audiens

Suara atau pikiran dalam benak kita itu bisa berasal dari mana saja, terutama tentang hal-hal pribadi yang kita alami, Mungkin pada saat melakukan presentasi ada masalah yang menimpa kita atau persoalan dengan keluarga yang belum selesai. Hal ini bisa mengganggu fokus dan konsentrasi. Tidak ada jalan lain kita harus melupakan semua masalah itu dulu dan berfokus pada inti pesan acara dan audiens “ Let’s focus and sharpen your concentration “

18.  Transformasikan energi rasa takut menjadi antusiasme

Melawan rasa takut yang paling efektif adalah merubah rasa takut menjadi semangat dan antusiasme.