Teknik Presentasi IV

Mata Kuliah Teknik Presentasi IV

Mempersiapkan Naskah Pidato

Mempersiapkan naskah adalah salah satu aspek penting yang harus dilakukan sebelum berpidato, Pidato didepan Audiens (Pemirsa/Pendengar) dapat dilakukan dengan 4 cara :

1.      ­­Membaca Naskah (Manuskrip)

Metode ini memberikan keamanan bagi yang berpidato, karena ia tidak akan menhilangkan atau melupakan sebagian pesannya. Namun harus membacanya dengan cukup lantang, Pidato naskah yang efektif haruslah ditulis dengan gaya berbicara. Pembicara juga harus dapat mengucapakan seolah-olah dia berbicara secara normal, dan bukan membaca.

2.      Menghafal (Memoriter)

Dengan menghapal, penyampaian pidato akan lebih sering melakukan kontak mata dengan audiens. Pidato dengan menghafal memiliki beberapa kerugian karena pesan yang dihapal adalah statis dan tidak fleksibel. Menyimpang dari pesan yang dihapal, dan berusaha kembali ke jalur semula terbukti sulit dilakukan seorang pembicara. Selain itu sebagian besar pidato yang dihapal terdengar kaku dan dibuat-buat.

3.      Spontanitas (Impromptu)

Pidato yang disampaikan tanpa persiapan atau latihan (Spontan). Keuntungan pidato yang mendadak adalah tidak harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk persiapan formal, jauh dari formalitas gaya berpidato, dan besarnya peluang untuk membangun kontak mata serta interaksi langsung dengan khalayak.

Akan tetapi, pidato mendadak memiliki kekurangan penelitian dasar, organisasi, adaptasi khalayak, pengendalian waktu, dan budi bahasa yang halus yang sebenarnya diperlukan untuk keberhasilan suatu pidato.

4.      Tanpa Teks (Ekstempore) atau Menguraikan kerangka

Penyampaian Pidato tanpa teks, biasanya pembicara membaca dari Storyboard atau dalam sketsa tertulis yang dibuat sebagai catatan saat berbicara.

Pesan tanpa teks memungkinkan keluwesan untuk menyesuaikan diri dengan umpan balik yang diberikan khalayak, Pidato tanpa teks yang dilakukan secara cermat dan luwes, dapat menciptakan suasana interaktif dengan pendengar. Gaya ini membuat pidato menjadi menarik, terorganisasi secara baik, langsung, dan dinamis.

Format-format Pidato :

Format                                          Karakteristik

1.      Naskah                                    Pidato ditulis, kemudian teks yang disiapkan dibaca

2.      Hapalan                                  Pidato dihapal dan disampaikan tanpa catatan.

3.      Dadakan                                 Pidato dibuat tanpa pemberitahuan sebelumnya

4.      Tanpa Teks                             Pidato dibuat dengan pemberitahuan sebelumnya

Pidato ini ditulis garis besarnya dan dipersiapkan secara cermat. Biasanya gagasan utama dihafalkan, tetapi susunan pesan tidak.

Lima tahapan bagaimana mempersiapkan pidato.

Pertama :

Perkirakan situasi dari pidato dengan menuliskan :

1.      Kapan Pidato tersebut diberikan

2.      ­Dimana pidato dilangsungkan

3.      Siapa yang menjadi Audiens-nya

4.      Apa topiknya

5.      Bagaimana cara penyampaiannya

6.      Mengapa perlu diberikan Pidato

Kedua : Pilih materi atau bahan pembicaraan dan harus tahu berapa kali lipat dari yang akan dibicarakan. Artinya harus selektif untuk menentukan mana yang akan dibicarakan, dan mana yang tidak.

Ketiga : Buatlah garis besar pidato, susunlah bahan-bahan yang sudah anda pilih dalam urutan yang logis.

Keempat : Latihlah pidato yang telah dirumuskan. Coba membayangkan situasi dari pidato seakurat mungkin. Gerakan anggota tubuh yang sesuai dengan pidato yang disampaikan.

Kelima : Periksalah tempat berpidato sesaat sebelum pidato dimulai. Jangan sampai hal-hal kecil mempengaruhi pidato Anda.

Speech Writing (Naskah Pidato)

Naskah pidato yang akan dibacakan oleh seorang pemimpin biasanya disusun oleh seorang penyusun pidato (Speech Writer) yang khusus diangkat untuk melaksanakan pekerjaan tersebut sebagai Pejabat Public Relations Officer (PRO)

Dalam Ilmu Komunikasi, penulisan pidato termasuk Retorika. Retorika mempunya dua pengertian, secara sempit dan secara luas.

Dalam pengertian sempit Retorika adalah : Seni bicara didepan umum atau Publik. Singkatnya Retorika adalah Pidato. Sedangkan dalam pengertian luas Retorika tidak hanya merupakan seni bicara tetapi juga seni Menulis.

Adinegoro, seorang wartawan mendefinisikan retorika sebagai Kepandaian mengarang atau pengetahuan teknik melahirkan pikiran dan perasaan dengan lisan dan tulisan secara sempurna. Sementara Aristoteles, seorang ahli retorika zaman Yunani Purba, membatasi pengertian retorika secara singkat, yakni sebagai the art of persuasion atau “ Seni Persuasi “

Naskah pidato yang kita susun harus komunikatif. Maka, naskah tersebut harus disusun secara Konsepsional sistematis.

Secara Umum susunan pidato biasanya terdiri atas 4 bagian yaitu :

1.      Pendahuluan

2.      Penampilan masalah

3.      Penegasan argumentatif

4.      Kesimpulan

Hubungan antara keempat bagian tersebut tidak bersifat kaku (rigid), tetapi luwes (smooth). Artinya, Peralihan dari bagian yang satu ke bagian berikutnya tidak mendadak atau meloncat.

1.      Pendahuluan.

Fungsi bagian Pendahuluan adalah untuk menyiapkan para hadirin secara psikologis mengenai hal atau masalah pokok yang akan dikemukakan. Suatu pidato akan membangkitkan perhatian para hadirin, apabila masalah yang ditampilkannya menyentuh kebutuhan dan kepentingannya. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memikat perhatian hadirin, antara lain :

a.      Menampilkan kutipan pendapat seorang ahli atau tokoh

b.      Mengajukan pertayaan

c.       Menyajikan Ilustrasi yang spesific

d.      Memberikan fakta yang megejutkan (Surprise)

e.      Mengetengahkan hal yang mengandung rasa insani (human interest)

f.        Mengemukakan hal yang ganjil.

2.      Penampilan masalah.

Dibagian ini ditampilkan pokok pembahasan yang dalam penguraiannya harus bersifat persuasif, yakni mengandung ajakan atau bujukan untuk melaksanakannya

3.      Penegasan Argumentasi

Bagian ini berfungsi untuk memberikan penegasan disertai pengungkapan mengenai cara melaksankannya, atau cara mencari jalan keluar dari masalah-masalah yang dijumpai.

4.      Kesimpulan

Bagian ini harus singkat, sederhana, dan merupakan kebulatan dari seluruh isi pidato. Dalam hubungan ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :

a.      Jangan menampilkan fakta baru

b.      Jangan menggunakan kata-kata konotatif

c.       Jangan membuat antiklimaks

Kesimpulan merupakan bagian akhir dari susunan pidato, tetapi bukan penutup. Untuk menutup pidato hendaknya disusun beberapa kalimat yang mampu menimbulkan kesan yang lama dan tertinggal dalam ingatan hadirin.

Ada beberapa cara yang dapat digunakan sebagai penutup pidato :

a.      Menyajikan peribahasa

b.      Menampilkan kutipan dari kitab suci

c.       Menyatakan pujian kepada hadirin. 

Adapun perencanaan kerangka Naskah pidato yang biasa digunakan yaitu :

1.      Pembukaan (10%)

a.      Pernyataan pembuka – Penarik perhatian audiens

b.      Tesis – Penguraian masalah kita

2.      Batang tubuh atau isi (80%)

c.       Poin utama yang pertama dengan subpoin 1, 2, 3.

d.      Poin utama yang kedua dengan subpoin 1, 2, 3.

e.      Poin utama yang ketiga 1, 2, 3.

3.      Kesimpulan (10%)

f.        Ringkasan

g.      Pernyataan atau uraian yang mengesankan atau ajakan bertindak

Pembuka yang menarik Perhatian.

Memulai Presentasi atau Pidato dengan menyatakan suatu tujuan (sasaran) adalah efektif.

Pembukaan yang tidak efektif dapat menghambat keseluruhan presentasi kita. Sampaikanlah pembukaan itu dalam waktu 60 sampai 90 detik, bahwa pesan yang akan kita utarakan memiliki makna tertentu dan pantas diingat sehingga hadirin teralihkan perhatiannya. Kita dapat menggunakan 60 detik pertama untuk meletakkan pondasi presentasi atau pidato.

Pembukaan Pidato yang kurang tepat atau tidak memikat dapat membuat Audiens  bosan, mengantuk, atau bahkan tertidur. Bagian awal Pembukaan juga menentukan kesan yang akan kita dapatkan dari audiens. Bila kesan yang kita dapatkan bersifat memusuhi, tentu saja proses komunikasi kita dengan Audiens akan terhambat.

Pembukaan mempunyai 3 fungsi :

1.      Mencairkan suasana, Menggiring Audiens memasuki suasana hati yang bersahabat dan ingin menerima (mendengar). Untuk itu, seorang pembicara hendaknya ramah, sopan, dan beritikad baik. Kualitas pribadi itu akan mempengaruhi audiens secara positif.

2.      Memikat Publik. Minat (Ketertarikan) Audiens bisa di bangun dengan subjek atau topik yang menarik atau menantang. Gaya bicara dalam memperkenalkan topik pidato akan membantu pembicara untuk meningkatkan ketertarikan Audiens.

3.      Memberikan Informasi.

Audiens akan mendapat Informasi mengenai isi pidato dari pembukaan yang kita sampaikan.

Secara umum sangat tidak disarankan bagi para pembicara untuk minta maaf atas kelemahan atau persiapan yang kuat memadai. Permohonan maaf hanya kita sampaikan jika kita datang terlambat menghadiri acara tersebut.

Strategi Pembukaan Pidato/Presentasi

1.      Menarik perhatian : Untuk dapat menarik perhatian Audiens, kita harus merencanakannya dan memastikan bahwa kita akan memperoleh perhatian itu.

2.      Memperhitungkan kesan pertama : Cara kita berpakaian, berjalan menuju podium/mimbar/panggung, dan cara kita berjabat tangan dengan Pembawa acara (Master of ceremony)

3.      Ucapkan terima kasih kepada pembawa acara dengan berwibawa dan mantap (Power).

4.      Kita dapat merujuk kepada pembicara sebelumnya

5.      Ajaklah Audiens terlibat dalam pidato kita. Tanyakan suatu hal kepada mereka. Dapatkan dukungan dari mereka sejak awal

6.      Kita harus menunjukkan kepada Audiens bahwa kita adalah seorang pembicara yang memilki Kredibiltas

7.      Kita harus mampu menampilkan bahwa kita adalah seorang pemimpin

8.      Bagunlah ekspektasi tentang sesuatu kepada mereka untuk diikuti

9.      Pujilah Audiens kita.

Bagaimana strategi isi Pidato/Presentasi

Isi Pidato/Presentasi merupakan inti dari Pidato/Presentasi. Kalau dianalogikakan tubuh manusia, isi Pidato adalah Jantung, yang tepat berada ditengan dan berfungsi penting untuk memfasilitasi semua bagian, baik itu pembukaan maupun penutup.

Strategi isi Pidato/Presentasi

1.      Isi  Pidato umumnya terdiri atas tiga sampai lima hal pokok

2.      Kaitkan kata penutup dari pembukaan pidato dengan kata-kata awal dari isi pidato

3.      Jelaskan satu per satu secara ringkas definisi dari tiga sampai lima hal pokok tersebut

4.       Untuk meningkatkan konsentrasi dalam membawakan isi pidato dan menegaskan artinya, sampaikanlah pidato dengan jeda (Pause)

5.      Jika ada informasi yang sangat aktual dan terkait dengan isi pidato, sangat memungkinkan informasi tersebut diselipkan dalam isi pidato

6.      Jika di Pembukaan pidato telah disebutkan latar belakang dan tujuan diadakannya acara, isi pidato seharusnya membicarakan upaya-upaya untuk mencapai tujuan itu.

Kesimpulan atau Penutup

Ada tiga kesulitan yang sering dihadapi pembicara saat hendak menutup pidato.

1.      Pembicara tidak tanggap terhadap reaksi audiens. Misalnya, seharusnya pembicara jeli mengamati suasana saat audiens telah mencapai klimaks, telah dihinggapai rasa bosan atau lelah, Pembicara hendaknya berusaha mengakhiri pidato.

2.      Pembicara yang sulit mengakhiri atau menghentikan pidatonya, Pembicara yang terus menyampaikan pidatonya, bahkan tak terkendali lagi, dan berputar-putar tak tentu arah

3.      Pembicara menutup pidatonya dengan mengucapkan, “ Demikianlah yang dapat saya katakan dalam kesempatan ini. Karena apa yang akan saya katakan sudah saya utarakan semua, saya tak akan memperpanjang lagi pidato saya, cukup sekian terima kasih.

Menutup pidato seperti ini tak memiliki makna. Sebab, diucapkan atau tidak pengaruhnya sama saja. Audiens telah mengetahui kalau pidatonya selesai.

Merancang Kesimpulan yang efektif

Bagian Penutup pidato merupakan bagian yang sangat penting. Untuk membuat bagian akhir pidato bermakna dan Audiens mengingatnya, kita harus mengutarakan sesuatu yang berkesan. Dengan demikian, audiens dapat membawa pulang pernyataan atau saran itu untuk diceritakan kepada orang lain.

Penutup terdiri dari dua bagian, yaitu :

1.      Ulasan, adalah ringkasan dari Pidato dapat dilakukan dengan mengulangi poin-poin utama pidato kita.

2.      Pernyataan, Untuk membangun pernyataan yang berkesan kita dapat menggunakan salah satu teknik pembukaan untuk menarik perhatian, yaitu dengan mengulangi lagi tema yang menarik perhatian dalam pidato kita, menghubungkannya dengan hal-hal di masa depan, dan mengajak mereka bertindak.

Kedua bagian tersebut dimaksudkan untuk :

1.      Menekankan atau menegasan poin-poin dari pidato kita

2.      Mengarahkan pidato kita untuk mencapai klimaks

3.      Membantu Audiens mengingat pidato kita

Panduan untuk melakukan penutupan pidato yang efektif :

1.      Janganlah mengakhiri pidato secara mendadak atau kasar

2.      Janganlah memohon maaf

3.      Janganlah mengemukakan poin baru lagi

4.      Janganlah menjabarkan poin baru itu

5.      Janganlah kembali ke mimbar atau podium

6.      Janganlah menunjukkan bahwa kita sedang mengakhiri pidato

7.      Konsistenlah dengan gaya bicara, tidak berubah-ubah secara mendadak

8.      Gunakanlah kesimpulan atau pantun yang efektif dan hafalkan kesimpulan itu

9.      Tingkatkan tempo pidato kita sedikit saat kita membawa audiens kepada klimaks dari pidato kita

10.  Lakukanlah Jeda sebelum memindahkan kontrol acara kepada ketua panitia atau pembawa acara.

STRUKTUR NASKAH PIDATO/PRESENTASI

Ada empat komponen penting yang diperlukan untuk mendukung struktur Presentasi yang baik, yaitu :

Pertama : Adalah Tujuan, Maksud, Sasaran, Misi kita dalam Pidato. Kita harus mempersiapkan diri untuk memaparkan tujuan tersebut dalam waktu enam puluh detik. Apabila kita tidak dapat mendefinisikan tujuan, maksud, sasaran, misi, tidak ada alasan bagi kita untuk melanjutkan Presentasi/Pidato

Kedua : Adalah Posisi, situasi dan isu. Saat berpidato, kita dapat membuat garis besar situasi, kepedulian, ketakutan, ekspektasi, keberhasilan, atau rintangan sebagaimana kita memahami permasalahan tersebut.

Ketiga : Adalah Hasil akhir, Keuntungan, dan konsekuensi. Dalam presentasi, kita dapat menyebutkan hasil terakhir yang telah dicapai oleh perusahaan. Misalnya  “ Sebagaimana ditunjukkan oleh hasil penjualan kita yang anjlok, kita telah kehilanagan 75% pangsa pasar dalam 12 bulan terakhir “

Keempat : Adalah menggunakan tindak lanjut, rencana tindak lanjut, dan kerangka waktu. Komponen ini adalah langkah yang dimaksudkan untuk mengajak audiens melakukan tindakan sebagaimana yang dianjurkan dalam presentasi kita.

Cara ini akan membantu mereka memahami apa yang kita harapkan dari mereka dan apa yang mereka harapkan dari kita. Tindak lanjut dapat diucapkan dengan cara paling sederhana seperti : “ Mari kita kembali bertemu pada Rabu depan.“ Kita juga dapat menerapkan Kerangka waktu misalnya : “ Rencananya kita akan meluncurkan program baru itu pada tanggal 1 Juni “

BAGAIMANA CARA MENYAMPAIKANNYA

Contoh Penyampaian Pidato/Presentasi 60 detik dengan menggunakan empat Komponen diatas.

1.      Tujuan : Saya pada siang hari ini adalah untuk mengajak Anda menyetujui pembelian perangkat lunak inventaris data untuk mengakhiri persoalan inventaris kita.

2.      Posisi : Kita saat ini adalah perlunya perubahan cara inventarisasi untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan. Kita baru saja kehilangan dua pelanggan yang signifikan kareana buruknya sistem inventarisasi. Masalah kita yang lain adalah kantor regional kita tak dapat mengkomunikasikan kebutuhan persediaan barang ke Pusat.

3.      Hasil Akhir : Inefisiensi yang diakibatkan buruknya sistem inventarisasi per semester. Apabila kita meningkatkan kinerja sistem inventarisasi kita dengan perangkat lunak data, kita akan dapat menghemat sebesar tiga miliar rupiah per semester, dan waktu tanggap kita yang lebih cepat dapat menarik lebih banyak pelanggan dan membuat mereka setia.

4.      Tindak Lanjut : Adalah menyetujui pembelian perangkat lunak tersebut pada hari ini dan perangkat lunak tersebut sudah harus dapat dioperasikan dalam waktu tiga puluh dari kedepan.

Public Speaking Tips :

1.      Melakukan Pembukaan dengan menggunakan kalimat yang menarik perhatian

2.      Mengakhiri presentasi atau pembicaraan dengan kalimat yang bertujuan

3.      Pidato/Presentasi harus memiliki struktur yang baik seperti : Pembukaan, isi, dan penutup. Sturktur Pidato/Presentasi jika dianalogikan dengan tubuh manusia adalah, kepala, badan, dan kaki.

PRESENTASI BISNIS :  

Presentasi Bisnis yang berhasil adalah : Presentasi lisan yang direncanakan secara cermat untuk tujuan-tujuan tertentu, seperti penjualan gagasan, Produk, atau Jasa kepada seseorang atau kelompok pengambil keputusan. Presentasi mempunyai banyak kesamaan denga Retorika.

Presentasi Bisnis merupakan bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposal. Dan disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada khalayak yang relatif homogen (lebih banyak persamaannya dari pada perbedaannya) dari berbagai tingkatan.

Presentasi Bisnis berfungsi untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambil keputusan. Presentasi sering diberikan oleh seorang atasan yang mengharapkan stafnya membuat kesan terbaik kepada badan pengambil keputusan. Melalui sikap yang efektif, penyaji diharapkan dapat memanfaatkan semua sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang tersedia untuk memaksimalkan peluang keberhasilan. Namun Presentasi Informasi biasanya menggunakan hiburan sebagai daya tarik.

Presentasi biasanya dipersiapkan oleh seorang penyaji dengan bantuan agen-agen lainnya dalam lingkungan pekerjaan, pemasaran, dukungan audiovisual (Media pandang dengar) dan sebagainya.

Presentasi diberikan untuk mendatangkan perubahan (sering kali pada saat presentasi), mendukung tindakan yang khusus, dan atau mendorong kelompok atau seseorang yang berwenang untuk mengambil keputusan yang khusus.

Perubahan tersebut mengkhususkan 5 bidang perubahan yang biasanya diusulkan  dalam Organisasi yaitu :

1.      Mengubah Produk

2.      Mengubah proses pembuatan produk

3.      Mengubah Pabrik

4.      Mengubah kebijakan (aturan dan pedoman yang akan diikuti organisasi)

5.      Mengubah Personel, baik dengan cara mempekerjakan orang baru, menghapuskan pekerjaan yang ada, atau memindahkan orang-orang.

Presentasi juga biasanya untuk menawarkan Kemampuan kita, Proposal Penjualan, Program atau Perubahan organisasi atau anggaran yang penting kepada orang lain yang memiliki kekuasaan untuk menerima atau menolak unsur pesan kita. Yang kemungkinan diterima atau ditolak saat itu atau setelah beberapa hari kemudian.

Menyesuaikan presentasi dengan khalayak dan lingkungan yang khusus sekarang merupakan persyarat bagi semua Komunikasi yang efektif.

Unsur dasar dalam suatu Presentasi adalah :

1.      Prestasi diri

2.      Analisis Masalah

3.      Pernyataan rekomendasi (Proposal) yang jelas

4.      Jawaban yang memuaskan (mengatasi rintangan yang diketahui)

5.      Rangkaian tindakan yang diusulkan.

Setiap presentasi baik itu pendak atau panjang, harus mempunyai Pendahuluan dan kesimpulan. Pada bagian awal, pembicara menyampaikan pendahuluan pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. “ Awal yang baik berarti setengah pekerjaan telah selesai “

Pendahuluan yang tepat, singkat, kuat, dan baik merupakan hal kritis untuk menyusun nada yang positif bagi suatu proposal. Disamping itu, jalan keluar yang ringkas tetapi mengejutkan sama penting untuk memperoleh dukungan khalayak.

Sedangkan Kesimpulan adalah Tujuan utamanya untuk memfokuskan kembali perhatian Penyimak. Kita harus mempersiapkan kesimpulan setelah mempersiapkan badan presentasi dan sebelum mempersiapkan Pendahuluan. Ini terjadi, karena kesimpulan adalah tempat Anda mengkaji pokok-pokok penjualan utama, dan menuntut “penjualan” tersebut.

Fungsi pendahuluan lebih holistik, yakni untuk memperkenalkan keseluruhan presentasi, termasuk kesimpulan. Pendahuluan juga untuk memperkenalkan gagasan utama presentasi Anda. Bagian pendahulan sangatlah menentukan, apakah khalayak Anda memutuskan untuk menyimak Anda atau tidak.

Ada 4 Pendahuluan yang efektif, yaitu :

1.      Memperoleh perhatian yang menyenangkan

2.      Meningkatkan kedekatan antara pembicara dan khalayak

3.      Memberikan alasan penting menyimak

4.      Mengarahkan khalayak terhadap isi pesan

Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Ada 5 komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut, yaitu :

1.      Meringkas hal-hal utama

2.      Memusatkan tema dan tujuan Anda

3.      Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan

4.      Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak

5.      Mempersiapkan pengajuan pertanyaan

HUMOR

Humor juga penting dalam menyapaikan Presentasi karena akan meningkatkan perhatian, dan memudahkan relaksasi pembicara dengan penyimak.

Penyampaian Humor harus relevan yang berhubungan dengan bahasan dalam presentasi. Gunakan pula Humor dengan cita rasa yang baik. Jauhi cerita-cerita berdsarkan jenis kelamin atau suku, atau cerita yang mempermalukan seorang anggota khalayak.